KI im Büroalltag
E-Mails, Belege, Wissen und Recherche: Die Beispiele zeigen mögliche Abläufe für Unternehmen, Kanzleien und Fachabteilungen. Sie helfen Ihnen, eine passende Aufgabe für den KI-Einstieg auszuwählen.
Erstgespräch buchenOder lesen Sie zunächst das Projektbeispiel.
Projekt und fachliche Einordnung
Der Projektbericht beschreibt einen damaligen Entwicklungsstand. Der Fachbeitrag erklärt, wie Sie Ergebnisse prüfen können. Beide ergänzen die möglichen Anwendungen weiter unten.
Projektbericht
Ein anonymisierter Bericht beschreibt Recherche- und Analysefunktionen bei einem Anbieter juristischer Informationssysteme. Er ordnet den damaligen Beta-Stand und die Grenzen der vorhandenen Ergebnisbelege ein.
Projektbericht lesenFachbeitrag
Der Harry-Potter-Demonstrator wirft die Frage auf, wie sich eine vollständige Dokumentenauswertung prüfen lässt. Der Beitrag erklärt Fundstellen, Abdeckung und Tests anhand bekannter Fälle.
Fachbeitrag lesenMögliche Anwendungen
Die folgenden Anwendungsbeispiele beschreiben mögliche Abläufe, keine abgeschlossenen Kundenprojekte. Ob sie für Ihr Team passen, hängt von Ihren Aufgaben, Daten und Systemen ab.
Anwendungsbeispiel 01
Ihr Team liest Anfragen, sucht den bisherigen Verlauf und klärt, wer antwortet. Bei jeder Übergabe müssen Informationen erneut zusammengetragen werden.
Anliegen und Zuständigkeiten sollen früher erkennbar sein, damit Ihr Team passende Antworten vorbereiten kann.
Eine Assistenz kann Anliegen vorsortieren und aus freigegebenen Vorlagen Antwortentwürfe erstellen. Unklare Fälle gehen an die zuständige Person; Ihr Team prüft und versendet die Antwort.
Anwendungsbeispiel 02
Belege kommen als PDF, Scan oder E-Mail. Angaben werden von Hand übertragen, während fehlende Unterlagen weitere Rückfragen auslösen.
Ihr Team soll erkennen, welche Angaben vorliegen und was für die Übergabe noch fehlt.
Die Assistenz kann Lieferant, Betrag, Datum und Fälligkeit auslesen und die Ablage vorbereiten. Ihr Team prüft die Angaben und gibt die Übergabe an Buchhaltung oder Steuerberatung frei.
Anwendungsbeispiel 03
Fälligkeiten stehen in unterschiedlichen Dokumenten und E-Mails. Im Alltag ist nicht immer klar, wer einen offenen Vorgang verfolgt.
Zahlungstermine und Zuständigkeiten sollen in einer gemeinsamen Übersicht sichtbar werden.
Aus erkannten Fälligkeiten können Aufgaben und Erinnerungen entstehen. Fehlen Angaben oder widersprechen sich Termine, wird der Vorgang zur Prüfung vorgelegt. Zahlungen bleiben bei den berechtigten Personen.
Anwendungsbeispiel 04
Verträge liegen in E-Mails und Ordnern. Laufzeiten, Kündigungsfristen und zuständige Personen müssen für jede Rückfrage neu gesucht werden.
Ihr Team soll Fristen mit ihrer Fundstelle und einer klaren Zuständigkeit nachhalten können.
Eine Assistenz kann Laufzeiten und Fristen für eine Vertragsübersicht vorschlagen. Nach der fachlichen Prüfung lassen sich Erinnerungen zu vereinbarten Zeitpunkten einrichten. Die Auslegung des Vertrags bleibt bei den zuständigen Fachpersonen.
Anwendungsbeispiel 05
Arbeitsanweisungen und Vorlagen liegen verteilt. Mitarbeiter suchen dieselben Inhalte erneut oder arbeiten mit unterschiedlichen Fassungen.
Ihr Team soll freigegebene Inhalte finden und erkennen, welche Fassung für seine Aufgabe gilt.
Eine Suche kann auf festgelegte Ablagen und Versionen zugreifen und passende Inhalte für Entwürfe bereitstellen. Quellen und Stand bleiben sichtbar. Verantwortliche Personen pflegen die Inhalte und prüfen die Verwendung.
Anwendungsbeispiel 06
Kundendaten, Pflichtangaben und Textstellen müssen vor einer Abgabe abgeglichen werden. Die Prüfung kostet Zeit und folgt nicht immer derselben Checkliste.
Ihr Team soll Hinweise auf fehlende Angaben und Widersprüche nach einem gemeinsamen Prüfkatalog erhalten.
Die Assistenz kann Dokumente gegen vereinbarte Prüfpunkte auswerten und auffällige Stellen mit Fundstellen markieren. Die fachliche Endprüfung und Freigabe bleiben erforderlich, auch wenn keine Auffälligkeit gemeldet wird.
Anwendungsbeispiel 07
Ihr Team vergleicht Rechnungen mit Bestellungen und klärt abweichende Beträge oder fehlende Angaben einzeln.
Abweichungen sollen mit den zugehörigen Unterlagen zur Prüfung bereitstehen.
Ein Ablauf kann Rechnungsdaten auslesen und mit freigegebenen Bestellinformationen vergleichen. Hinweise zeigen, welche Angaben fehlen oder voneinander abweichen. Ihr Team beurteilt die Fälle und gibt die weitere Bearbeitung frei.
Anwendungsbeispiel 08
Bei neuen Geschäftspartnern müssen Vertragsbedingungen mit internen Vorgaben verglichen werden. Die relevanten Stellen werden dafür einzeln gesucht.
Zuständige Fachpersonen sollen Abweichungen von ihren Prüfkriterien gezielt nachvollziehen können.
Die Assistenz kann Klauseln zu vereinbarten Themen zusammenstellen und mit einem freigegebenen Prüfkatalog vergleichen. Fundstellen und offene Fragen gehen zur fachlichen Bewertung; eine automatische rechtliche Freigabe ist damit nicht verbunden.
Anwendungsbeispiel 09
Ähnliche Kundenfragen werden immer wieder neu beantwortet. Vorhandene Antworten sind nicht für alle Mitarbeiter auffindbar.
Ihr Team soll auf freigegebene Antworten zurückgreifen und neue Fragen gezielt weitergeben können.
Eine Assistenz kann passende Antwortentwürfe aus einer gepflegten Wissensbasis vorbereiten. Bei neuen oder unklaren Anliegen übernimmt eine zuständige Person. Ergänzungen werden vor der weiteren Nutzung geprüft.
Anwendungsbeispiel 10
Fachinformationen sind auf mehrere Quellen verteilt. Neben der Suche müssen Fassungen, Fundstellen und der Bezug zur Frage geprüft werden.
Fachpersonen sollen relevante Ausgangsquellen und offene Punkte für ihre Recherche erhalten.
Eine KI-Suche kann innerhalb festgelegter Quellen recherchieren und einen Entwurf mit Fundstellen erstellen. Ihr Team öffnet die Originalquellen und prüft deren Aktualität, Aussage und Anwendbarkeit.
Anwendungsbeispiel 11
Viele Nutzer stellen ähnliche Fragen zu Steuerinformationen. Antworten sollen auf einem gepflegten Informationsbestand beruhen und dessen Grenzen erkennen lassen.
Nutzer sollen allgemeine Informationen finden und erkennen, wann eine individuelle fachliche Klärung nötig ist.
Ein Chat kann Antworten aus einem freigegebenen Wissensbestand vorbereiten und auf die verwendeten Inhalte verweisen. Verantwortliche Fachpersonen pflegen die Informationen und legen fest, welche Fragen weitergegeben werden.
15 Minuten
Im Erstgespräch besprechen Sie mit Kai Kramer Ihre Ausgangslage. Der Orientierungsworkshop liefert priorisierte erste Schritte und eine PoC-Empfehlung. Die anschließende Umsetzung wird gesondert vereinbart.
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