Kostenloser Leitfaden für Geschäftsführer ab 10 Mitarbeitern
So richten Sie Claude datenschutzgerecht ein
Ihr Team nutzt Claude für Kundenmails, Angebote oder Rechnungen? Dieser Leitfaden zeigt, wie Sie ein Firmenkonto einrichten, wichtige Einstellungen setzen und festlegen, welche Daten Ihre Mitarbeiter verwenden dürfen. Mit 13 Einstellungen samt Screenshot, einer Datenampel und acht Mustertexten.
- 13 Einstellungen mit Screenshot
- Datenampel für Kundendaten und Rechnungen
- 8 Mustertexte zum Übernehmen
Blättern Sie im Leitfaden
Mitgliedschaften
Für Geschäftsführer von Unternehmen ab 10 Mitarbeitern, die Claude schon nutzen oder es einsetzen wollen. Nicht für Konzerne mit eigener KI-Governance oder eine Rechtsberatung zu Einzelfällen.
Der Einstieg für Ihr Team
Claude und Datenschutz: Was Ihr Team vor der nächsten Eingabe klären sollte
Eine Kundenmail zusammenfassen, einen Antwortentwurf schreiben oder Angaben aus einer Rechnung aufbereiten: Ihr Team findet schnell Aufgaben für Claude. Sobald dabei Kundendaten ins Spiel kommen, brauchen alle dieselbe Antwort auf eine einfache Frage: Was darf hier hinein?
Der Leitfaden setzt bei dieser alltäglichen Nutzung an. Sie gehen die Einrichtung von Claude Team durch, prüfen wichtige Admin-Einstellungen und bereiten eine gemeinsame Datenregel vor. Acht Mustertexte helfen Ihnen bei Datenschutzhinweisen, internen Regeln und der Dokumentation.
Der Umfang bleibt überschaubar: Sie arbeiten mit Inhalten, die Sie selbst in Claude kopieren. Verbindungen zu Postfächern, Laufwerken und anderen Anwendungen gehören nicht zu dieser Anleitung.
Wenn jeder Claude auf eigene Faust nutzt, fehlen gemeinsame Regeln.
Kundendaten landen im privaten Konto.
Mitarbeiter kopieren Kundenmails oder Rechnungen in ihren eigenen Zugang. Die Geschäftsführung hat dafür weder gemeinsame Einstellungen noch einen geregelten Zugang.
Inhalte werden unbeabsichtigt weitergegeben.
Feedback-Funktionen oder externe Freigaben können dazu führen, dass Gesprächsinhalte das vorgesehene Arbeitsumfeld verlassen.
Bei Rückfragen fehlen die Unterlagen.
Ein Kunde oder der Datenschutzbeauftragte fragt nach dem KI-Einsatz. Dann muss erst geklärt werden, welche Daten wofür verarbeitet werden und welche Regeln gelten.
Der Leitfaden hilft Ihnen, diese Grundlagen für Claude Team vorzubereiten.
Von der Kontoart bis zu Ihren Unterlagen
Vom Firmenkonto bis zur Dokumentation
Sie sehen, was Sie einstellen, was Sie im Team vereinbaren und welche Angaben Sie dokumentieren sollten.
Privat-Abo oder Claude Team: Wo arbeitet Ihr Team heute?
Die gleiche Anwendung kann im privaten Konto und im Firmenkonto unterschiedlich genutzt werden. Bevor Sie Einstellungen ändern, klären Sie deshalb, mit welchem Zugang Ihre Mitarbeiter tatsächlich arbeiten und wer ihn verwaltet. Ein bezahltes Privat-Abo ist noch kein gemeinsam verwaltetes Firmenkonto.
Sie sehen im Leitfaden, worauf Sie beim Einstieg in Claude Team achten und wie Sie die Zuständigkeiten für die Einrichtung festhalten. Damit hat Ihr Team einen vereinbarten Zugang für die Arbeit mit Unternehmensunterlagen.
Den Auftragsverarbeitungsvertrag finden und ablegen
Wer nach „Claude AVV“ sucht, stößt auf die englische Bezeichnung Data Processing Addendum, kurz DPA. Laut Anthropic ist dieser Vertrag Bestandteil der Commercial Terms. Bei einem Bezug über andere Plattformen gelten die Bedingungen des jeweiligen Anbieters.
Der Leitfaden hält diesen Schritt bewusst kurz: Sie erfahren, wo Sie den Vertrag finden und welche Fassung Sie für Ihre Unterlagen sichern. Die Vertragsangaben greifen Sie anschließend im Verzeichnis und im Sachstand wieder auf.
Die wichtigen Datenschutz-Einstellungen in Claude prüfen
Wer darf Inhalte teilen? Können Mitarbeiter eine Unterhaltung als Feedback an Anthropic senden? Welche Zugriffe sind für Ihren Einstieg überhaupt nötig? Der Leitfaden zeigt 13 Einstellungen mit Screenshot, Nummer und Soll-Stellung.
Zu den Einstellungen sehen Sie den jeweiligen Bildschirm und eine Erklärung der Wirkung. Dabei bleibt erkennbar, ob eine Auswahl Datenweitergabe begrenzt, den Zugriff im Team regelt oder lediglich den Arbeitsalltag vereinfacht. Ein einzelner Schalter ersetzt keine Prüfung Ihres Einsatzes.
Kundendaten und Rechnungen mit einer Datenampel einordnen
Eine Rechnung kann Namen, Adressen oder Bankverbindungen enthalten. In einer Kundenmail können neben der eigentlichen Anfrage auch vertrauliche Angaben stehen. Die Frage nach erlaubten Eingaben lässt sich deshalb nicht allein am Dateinamen beantworten.
Mit der Datenampel bereiten Sie eine Regel für solche Situationen vor: Was kann das Team verwenden, was braucht eine Freigabe und was bleibt draußen? Die Beispiele helfen beim Einordnen. Welche Daten und Zwecke in Ihrem Unternehmen freigegeben werden, entscheiden Sie mit den zuständigen Personen.
Speicherort und Verarbeitung knapp einordnen
Wo Daten gespeichert werden, wo sie verarbeitet werden und ob Inhalte für Training verwendet werden, sind unterschiedliche Fragen. Eine Antwort auf die eine Frage erledigt die anderen nicht.
Der Leitfaden ordnet die Herstellerangaben für den behandelten Einsatz ein und verweist auf die Quellen. Sie erfahren, welche Angaben Sie für Ihre Unterlagen festhalten sollten. Eine gesonderte Cloud-Infrastruktur oder die Einrichtung eines europäischen Betriebswegs ist nicht Teil der Anleitung.
Die Angaben für Datenschutz und Dokumentation zusammentragen
Nach der Kontoeinrichtung bleiben Fragen im Unternehmen: Für welche Aufgaben wird Claude eingesetzt? Welche Angaben können dabei verarbeitet werden? Wer prüft die Ergebnisse und welche Punkte sind noch offen?
Kapitel 11 enthält acht Mustertexte: für Datenschutzhinweise, Auftraggeber, Nutzungsregeln, Mitarbeiterinformation, Betriebsrat, Verarbeitungsverzeichnis, Sachstand und Schulungsnachweis. Sie ersetzen die Platzhalter durch Ihre Angaben. Die Bewertung und Freigabe bleiben bei den zuständigen Personen.
Die Einstellungen kennen Sie jetzt. Welche Nutzung passt zu Ihrem Unternehmen?
Der Leitfaden zeigt die Grundlagen für Claude Team. Offen bleibt, welche Kundenunterlagen Ihr Team tatsächlich verarbeiten soll, welche Vorgaben aus Ihren Kundenverträgen gelten und wer die Nutzung intern freigibt.
Im 15-Minuten-Gespräch besprechen wir Ihre Ausgangslage und ordnen ein, welche nächsten Schritte bei Ihnen zuerst anstehen.