Fallstudien
Typische Aufgaben aus dem Büroalltag – und wie daraus ein automatisiertes System wurde, das wirklich Arbeit abnimmt.
Intelligente Inbox (E-Mails & Rückfragen)
Problem
Zu viele E-Mails, zu viele Rückfragen, zu viele Abstimmungen. Antworten und Weiterleitungen liefen uneinheitlich, Aufgaben blieben hängen oder wurden doppelt gemacht. KI wurde vereinzelt genutzt – brachte aber keine verlässliche Entlastung im Team.
Ziel
E-Mails schneller bearbeiten, Rückfragen reduzieren, Zuständigkeiten klären und eine gleichbleibende Qualität sicherstellen – ohne dass alles an einzelnen Personen hängt.
Lösung
Aus manueller KI-Nutzung wurde ein fester Ablauf mit Unterstützung durch eine Assistenz-Software: E-Mails werden beim Eingang automatisch vorsortiert (Typ/Dringlichkeit), an den richtigen Schritt weitergeleitet und für Standardfälle werden Antwort-Entwürfe anhand festgelegter Vorlagen erstellt. Unklare Fälle werden markiert und zur Prüfung vorgelegt, statt falsch „durchzulaufen".
Beleg- & Rechnungsverarbeitung (Ablage, Daten, Übergabe)
Problem
Belege kamen per E-Mail als PDF/Scan. Daten wurden per Hand übertragen, Dokumente unterschiedlich benannt und irgendwo abgelegt. Es fehlten Informationen, es gab Rückfragen und vermeidbare Fehler.
Ziel
Belege zuverlässig erfassen, sauber ablegen und so vorbereiten, dass Buchhaltung/Steuerberatung sie ohne Nacharbeit nutzen können.
Lösung
Wir haben aus dem händischen Copy/Paste einen automatisierten Ablauf gemacht: Belege werden beim Eingang erkannt, wichtige Daten (Lieferant, Betrag, Datum, Fälligkeit) werden automatisch ausgelesen und nach klaren Regeln kategorisiert. Die Ablage erfolgt einheitlich, der Bearbeitungsstatus ist sichtbar (z. B. „zu prüfen", „freigegeben"), und am Ende stehen strukturierte Daten für Export/Weitergabe bereit.
Offene Posten & Zahlungstermine (Fälligkeiten im Griff)
Problem
Fälligkeiten und Fristen gingen im Alltag unter (Skonto, Mahnungen, regelmäßige Zahlungen). Oft wurde erst reagiert, wenn es dringend wurde – inklusive Stress und Zusatzaufwand.
Ziel
Zahlungstermine frühzeitig erkennen, offene Posten transparent halten und rechtzeitig erinnern – mit klarer Verantwortung.
Lösung
Statt manuell Listen zu pflegen, wurde ein Ablauf eingeführt, der Fälligkeiten aus Dokumenten und E-Mails automatisch übernimmt, als Aufgabe erfasst und nach festen Regeln erinnert (z. B. 7 Tage vorher, 2 Tage vorher, Eskalation). Sonderfälle (fehlende Angaben, Unklarheiten) werden automatisch zur Klärung weitergeleitet, damit der Prozess stabil bleibt.
Vertragswächter (Laufzeiten, Kündigungen, Verlängerungen)
Problem
Verträge lagen verteilt (E-Mail, Ordner, PDFs). Kündigungsfristen, automatische Verlängerungen und wichtige Termine wurden zu spät bemerkt – mit unnötigen Kosten und Zeitdruck.
Ziel
Eine zentrale Vertragsübersicht und eine verlässliche Fristenkontrolle schaffen, sodass nichts mehr untergeht.
Lösung
Aus „Fristen im Kopf / im Kalender, wenn man dran denkt" wurde ein Vertragswächter: Verträge werden einheitlich erfasst, wichtige Daten (Laufzeit, Kündigungsfrist, Verlängerung, zuständige Person) werden automatisch aus dem Dokument übernommen und Erinnerungen laufen nach festen Regeln (z. B. 90/60/30 Tage vorher). Wenn niemand reagiert, wird automatisch nachgefasst.
Wissensmanagement (Vorlagen, Regeln, „Wo steht was?")
Problem
Wichtige Informationen steckten in Ordnern, E-Mails und einzelnen Dokumenten. Mitarbeitende suchten lange nach der richtigen Vorlage oder nutzten unterschiedliche Versionen. Das führte zu Unterschieden in Qualität und unnötigen Rückfragen.
Ziel
Wissen und Vorlagen so organisieren, dass jeder schnell die richtige, aktuelle Information findet und im Team einheitlich gearbeitet wird.
Lösung
Wir haben eine klare Struktur für Vorlagen und Wissen eingeführt (einheitliche Ablage, Versionen, Verantwortlichkeiten) und daraus einen Standardprozess gemacht: Die Assistenz-Software schlägt bei typischen Aufgaben passende Vorlagen vor und erstellt auf dieser Basis Entwürfe (z. B. E-Mails, Zusammenfassungen, Checklisten). Inhalte werden nicht „frei erfunden", sondern folgen den vereinbarten Regeln; bei Unsicherheiten wird zur Prüfung vorgelegt.
Qualitätscheck für Gutachten/Dokumente (Fehler reduzieren, Konsistenz erhöhen)
Problem
Die Qualität von Gutachten und Dokumenten schwankte: Rechtschreibfehler, falsche Kundendaten, Widersprüche im Text, formale Anforderungen wurden nicht konsequent eingehalten. Korrekturschleifen kosteten Zeit und Nerven.
Ziel
Dokumente vor Abgabe schneller prüfen, typische Fehler systematisch vermeiden und die Qualität über alle Bearbeiter hinweg stabilisieren.
Lösung
Statt „man schaut nochmal drüber" wurde ein standardisierter Prüfablauf aufgebaut: Eine Assistenz erstellt automatisch eine Prüfliste je Dokument, markiert Abweichungen (z. B. Inkonsistenzen, fehlende Pflichtangaben) und erstellt einen Korrekturhinweis. Der Mensch prüft gezielt die markierten Punkte und gibt final frei. Ergebnis: weniger Schleifen, mehr Sicherheit.
Eingangrechnungsprüfung (Lieferant/Bestellung/Abgleich)
Problem
Eingangsrechnungen mussten manuell geprüft werden: stimmt der Lieferant, passt der Betrag zur Bestellung, ist alles vollständig? Abweichungen wurden oft spät erkannt, Nachfragen zogen sich.
Ziel
Standardfälle schneller prüfen und Abweichungen früh erkennen – ohne zusätzliche Nacharbeit durch „halbfertige Automatisierung".
Lösung
Wir haben klare Prüfkriterien und Grenzwerte definiert und daraus einen automatisierten Ablauf gebaut: Rechnungen werden erkannt, die relevanten Daten werden ausgelesen und mit Bestellung/ERP-Daten (oder einer einfachen Bestellliste) abgeglichen. Nur Abweichungen oder unvollständige Fälle werden zur Klärung vorgelegt – inklusive Hinweis, was genau fehlt oder nicht passt.
AGB-/Vertragsprüfung neuer Kunden/Lieferanten (Risiken schneller erkennen)
Problem
Neue Partner brachten AGB und Vertragsbedingungen mit, die unterschiedlich geprüft wurden. Das kostete Zeit und führte dazu, dass Risiken erst spät auffielen oder Prüfungen liegenblieben.
Ziel
Eine schnelle, einheitliche Vorprüfung schaffen und klare Regeln, wann etwas eskaliert werden muss.
Lösung
Wir haben einen Standardkatalog an Prüfpunkten aufgebaut (z. B. Haftung, Laufzeit, Kündigung, Zahlungsbedingungen) und daraus einen Ablauf gemacht: Die Assistenz liest Dokumente ein, erstellt eine verständliche Zusammenfassung und markiert kritische Stellen. Je nach Risikostufe wird automatisch an die zuständige Person weitergeleitet oder zur Freigabe vorgelegt.
FAQ aus Kundenanfragen & Support-Assistenz (Standardfragen automatisch beantworten)
Problem
Viele Kundenfragen wiederholen sich. Trotzdem wurden Antworten jedes Mal neu formuliert, wodurch Aufwand, Wartezeit und Unterschiede in der Qualität entstanden.
Ziel
Wiederkehrende Fragen schneller beantworten, ohne dass falsche oder uneinheitliche Aussagen rausgehen – und gleichzeitig neue Fragen systematisch erfassen.
Lösung
Wir haben aus vorhandenen Anfragen und Antworten eine gepflegte FAQ-Basis aufgebaut und einen Ablauf eingeführt: Häufige Fragen werden automatisch erkannt und es werden passende Antwort-Entwürfe erstellt. Neue oder unklare Fragen werden als „neu" markiert, an die zuständige Stelle gegeben und anschließend in die Wissensbasis übernommen. So wird der Support mit der Zeit immer schneller und stabiler.
AI-gestützte Recherche für Steuer-/Rechtsinformationen (internes Wissen nutzbar machen)
Problem
Recherche in langen, komplexen Dokumenten kostet viel Zeit. Ergebnisse hängen stark davon ab, wer sucht und wie gesucht wird. Häufig werden Inhalte doppelt recherchiert.
Ziel
Recherchen beschleunigen und gleichzeitig nachvollziehbar machen, auf welcher Grundlage Aussagen entstehen.
Lösung
Wir haben den vorhandenen Bestand an Dokumenten strukturiert eingebunden und einen Ablauf geschaffen, der Anfragen sauber aufbereitet: Das System findet die relevanten Stellen, erstellt Zusammenfassungen und liefert Formulierungsvorschläge – jeweils mit Verweis auf die Quelle. Unklare oder riskante Punkte werden zur Prüfung markiert, statt „glatt" beantwortet zu werden.
Endkunden-Chat für Steuerinformationen (saubere Antworten statt freies Experimentieren)
Problem
Endkunden stellten viele ähnliche Fragen, aber Antworten mussten manuell erstellt werden. Gleichzeitig war wichtig, dass Informationen aktuell bleiben und Änderungen im Steuerrecht schnell einfließen.
Ziel
Nutzerfragen schnell beantworten, Qualität stabil halten und Inhalte laufend aktualisieren können.
Lösung
Wir haben eine Wissensbasis mit regelmäßiger Aktualisierung etabliert und einen geregelten Ablauf für Antworten eingeführt: Der Chat erstellt Antworten auf Basis der gepflegten Inhalte und protokolliert, welche Themen häufig vorkommen. Neue Fragen oder Auffälligkeiten werden gesammelt, ausgewertet und führen zu gezielten Updates der Inhalte. So wird das System im Betrieb besser, statt nur „einmal gebaut" zu sein.
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